本展示会成功のカギは段取りと言っても過言ではありません。計画をしっかり立てていれば、ブース設営から集客、商品やサービスのプレゼンテーションまでスムーズに進み、突然のトラブルにも柔軟に対応ができます。一方、準備不足では展示会成功のチャンスを逃してしまいかねません。今回は展示会への出展を想定した段取りを時系列で紹介します。これらの段取りをしっかり押さえて準備し、展示会を成功させましょう。
1．展示会準備の期間
イベントや展示会によって異なりますが、多くの場合、会場や参加の申し込みは数ヶ月前から開始されることが一般的で、大規模な国際展示会などでは、前年度の開催期間中から始まることもあります。目的やターゲット、目標設定といった企画段階を含めると、準備期間は1年以上に及ぶこともあります。 何を、いつまでに、誰が、予算は、どうやって実施するのかを把握し、抜け漏れなく実施するためにもタスクリストを作成し、確実に実施していきましょう。
2．出展企画（1年以上～10か月前）
この時期は、出展の目的や、ターゲット、目標設定などの出展企画をします。そして目的に沿った展示会のリサーチや、展示会出展の意思決定をしましょう。
・展示会出展の目的、ターゲット、目標などの設定
・目的に沿った展示会のリサーチ
・展示会出展の意思決定
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3．出展企画（1年以上～10か月前）
展示会出展の申し込み締め切りは、開催の半年前頃が多い傾向にあります。締め切りに間に合わなかったといったことがないように、早めに申し込みを済ませましょう。申し込みとあわせ、ブースデザインの事例や、施工業者の情報収集も行いましょう。また展示会期間中は、会場近隣など条件の良い宿泊施設ほど早期に埋まるため、必要に応じて宿泊施設の確保も忘れずに行いましょう。 ・出展申し込み ・ブースデザインなどの情報収集 ・宿泊施設の手配
ムラヤマの実績
4．事前準備（3か月前）
ブースの規模やデザイン内容などにより変わりますが、ブース施工の発注は2～3か月ほど前までにする必要があります。そのためにも、この時期には全体計画や商品展示の方針を決め、施工業者に見積もりをとるなど、確実に対応してもらえるようゆとりをもって進めましょう。チラシやパンフレット、ノベルティなども、この時期にサンプル作成を行いましょう。また、既存顧客への告知や、ターゲット層への告知についても検討を行います。 ・ブースデザインの決定 ・施工業者への相談 ・チラシ、パンフレット、ノベルティ等のサンプル作成 ・出展告知方法の検討
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5．事前準備（2か月前）
この時期は当日の運営メンバーを決定しましょう。休憩時間などを考慮し、無理のない人員確保が肝心です。自社以外のスタッフを必要とする場合には、施工業者によってはスタッフの派遣などもワンストップでサービス提供可能な場合もありますので相談してみると良いでしょう。また、遅くともこの時期までにはブース施工の発注もお忘れなく。 ・参加メンバーの決定 ・自社以外のスタッフの手配 ・シフトスケジュールの作成 ・ブース施工の発注
6．事前準備（1か月前）
3か月前から進めてきた、チラシ等の配布物、出展告知について最終決定を行い、発注を行いましょう。またこの時期には、展示商品が準備できているか、当日までにきちんと搬入して設置できるのか、稼働するのかなど、チェックリストを作り入念なチェックを行いましょう。同様に重要なのが当日のアテンドの教育です。各スタッフの役割分担や運用手順、商品・サービス知識に関する勉強会を適宜開催し、ロールプレイングトレーニングを行うなどして万全の体制を整えましょう。 ・チラシ等の印刷物、ノベルティ等の発注 ・展示商品の準備、稼働チェック、搬入手順などの確認 ・名刺の発注 ・物流の手配 ・ターゲットへの告知 ・集客方法の確認 ・アンケート準備 ・フォローアップの検討と準備 ・参加スタッフのトレーニング ・鉄道・飛行機などの手配 ・事務局や各制作会社への費用の支払い漏れがないかなどの確認 ・備品の点検、チェックリスト作成
7．事前準備（3日前～当日）
1か月前の準備で作成したチェックリストに基づいて、備品や印刷物などの発送手配をしましょう。期日に届かないということがないように、イベントの運営事務局による期日や送付先などの指示に従い、ゆとりをもって発送をしましょう。 ・備品や印刷物の発送 ・搬入・設営
8．まとめ
展示会企画から開催当日までの段取りをご紹介しました。展示会は準備から開催までの準備期間も長い上、日常業務と並行して行うことも珍しくありません。どんなに商品やサービス、展示会企画が良くても、納期に間に合わない、備品や人員が足りない、来場者の質問に適切に回答できない等といったトラブルがあっては機会損失につながりかねません。ここまで紹介してきた段取りを確実に消化し、展示会出展を成功させましょう。
株式会社ムラヤマでは、創業120余年の長きにわたり、企業や自治体をはじめとした様々なイベントや展示会などをサポートしています。調査・企画から、デザイン、設計、施工、運営に至るまで、部分的に全体的にサポートいたします。展示会やイベント開催にあたり、お困りごとや相談ごとがございましたら是非ともお気軽にお問合せ下さい。
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